5S não é coisa de fábrica.

P1 Qual área foi escolhida como piloto — e por que ela?

O posto de enfermagem da ala B foi escolhido como piloto porque concentrava o maior risco assistencial: 22 leitos, quatro equipes em 12x36 e um posto com gavetas lotadas, estoque duplicado e material demorado de achar em urgência. A própria enfermagem pediu a organização, e o resultado ali seria referência imediata para as demais alas do hospital.

P2 Quais problemas a desorganização causa hoje — para o time, a segurança e o resultado?

A desorganização criava risco direto ao paciente e desgaste no time: o diagnóstico achou 32 itens vencidos em gavetas e bancadas, a busca de material em situação de urgência levava 4,5 minutos cronometrados em simulação, e o estoque duplicado no posto escondia falta e sobra ao mesmo tempo. Cada troca de plantão começava com conferência improvisada, sem padrão, dependendo da memória de cada equipe.

P3 Qual é a situação atual da área, medida e registrada?

O diagnóstico de entrada usou a auditoria padrão de 25 itens (5 por senso, nota 0 a 4) e fechou em 36%: Seiri 30%, Seiton 30%, Seiso 40%, Seiketsu 40%, Shitsuke 40%. Foram registradas 28 fotos datadas, o inventário do posto com os 32 itens vencidos identificados um a um, a cronometragem da simulação de urgência (4,5 minutos) e o levantamento de duplicidades entre posto e farmácia.

P4 Quais são as regras do programa acordadas com o time?

Regras acordadas com as quatro equipes e a farmácia: item sem uso há 60 dias ou vencido recebe cartão vermelho; item vencido é descartado só com registro e testemunha da farmácia, seguindo a norma de resíduos; devolução à farmácia com formulário próprio; nada de caixa de papelão no posto; e todo item do posto passa a ter lugar, etiqueta e quantidade máxima definida com a farmácia.

P5 Qual é a meta do programa? (pontuação alvo + prazo)

Meta publicada no quadro da ala: elevar a auditoria 5S de 36% para no mínimo 85% até 30/abr/2026. Ganhos estimados no planejamento: zerar itens vencidos no posto, reduzir a busca de material em urgência de 4,5 para menos de 1,5 minuto e implantar a conferência de validade com dupla checagem em 100% das quinzenas.

P6 Quem participa da equipe e quem patrocina a implantação?

A equipe é formada pela enfermeira coordenadora da ala B (líder do programa), um enfermeiro e um técnico de cada plantão em rodízio e uma farmacêutica de referência. O patrocínio é da gerência de enfermagem, que garantiu horário protegido nas passagens de plantão para os treinos e aprovou a compra de organizadores de gaveta, etiquetas e lacres numerados para o carro de emergência.

P7 Qual é o cronograma da implantação, senso a senso? (5W2H)

Cronograma 5W2H publicado na ala, um senso por vez: Seiri de 12 a 23/jan (triagem com a farmácia, entrega: nenhum item vencido no posto); Seiton de 26/jan a 20/fev (gavetas por classe, kit de urgência e carro de emergência lacrado); Seiso de 23/fev a 06/mar (limpeza alinhada à higienização, fontes de sujeira tratadas); Seiketsu de 09 a 27/mar (padrão visual e dupla checagem publicados); Shitsuke de 30/mar a 30/abr (rotina de auditoria rodando nas quatro equipes).

S1 Seiri — Como os itens da área foram classificados e o que recebeu cartão vermelho?

A triagem cobriu gavetas, bancadas, armários e o carro de emergência, com farmacêutica presente e o critério acordado: item sem uso há 60 dias ou vencido recebe cartão vermelho. Foram 84 cartões registrados em planilha com foto, lote e validade: medicamentos e materiais vencidos, itens de outras alas acumulados no posto e estoque duplicado além da quantidade definida com a farmácia.

S2 Seiri — Qual foi o destino do que saiu, e quais as evidências?

Dos 84 cartões, 32 itens vencidos foram descartados com registro individual (lote, validade e quantidade) e testemunha da farmácia, seguindo a norma de resíduos de saúde; 28 itens dentro da validade voltaram à farmácia com formulário de devolução; e 24 foram realocados para outras alas ou para o almoxarifado com termo. Evidências: planilha de cartões, formulários assinados e fotos datadas de cada gaveta antes e depois.

S3 Seiton — Qual a lógica usada pra definir um lugar pra cada coisa?

A lógica do Seiton foi risco e frequência de uso: material de urgência em kit selado, em local único e sinalizado, conferido a cada plantão; itens de uso diário nas gavetas superiores, organizados por classe com separadores; uso eventual nos armários identificados. Cada item ganhou lugar, etiqueta e quantidade máxima, e a reposição segue a regra do que vence primeiro sai primeiro, definida com a farmácia.

S4 Seiton — Como ficou a organização, e qual a regra pra cada coisa voltar ao lugar?

Cada gaveta tem etiqueta, separadores e foto-padrão colada na face interna; o carro de emergência roda com lacre numerado, checklist e conferência registrada por plantão. A regra de retorno: quem usa repõe pelo estoque do posto e registra baixa; quem abre o kit de urgência comunica a enfermeira do plantão, que refaz o selo no mesmo turno. A conferência de gavetas entra na passagem de plantão, com pendência anotada no quadro.

S5 Seiso — Como foi a limpeza, e quais fontes de sujeira foram atacadas?

A limpeza foi feita em mutirão junto com a equipe de higienização, gaveta a gaveta, com produto padronizado pela CCIH. Duas fontes de sujeira foram tratadas na causa: as caixas de papelão que entravam com material da farmácia, substituídas por caixas plásticas laváveis, e o resíduo de fita adesiva em bancadas e portas, eliminado com suporte próprio para fitas e rótulos padronizados.

S6 Seiso — Qual rotina de limpeza ficou definida? (o quê, quem, quando)

Rotina publicada no posto: a cada plantão, bancadas e superfícies limpas e organizadas na passagem, com item específico no checklist; semanalmente, limpeza das gavetas em rodízio (uma seção por dia, sem parar o posto); quinzenalmente, limpeza profunda com a higienização em horário acordado. O que, quem e quando estão no quadro da ala, e o cumprimento é conferido na autoauditoria.

S7 Seiketsu — Quais padrões visuais foram criados pra manter os três primeiros sensos?

Padrões visuais publicados: foto-padrão em cada gaveta e armário, etiquetas por classe com código de cor, sinalização do kit de urgência e do carro de emergência, quadro de gestão à vista com a pontuação das auditorias e o calendário da dupla checagem quinzenal de validade, com espaço para as duas assinaturas de cada conferência.

S8 Seiketsu — Como os padrões foram comunicados e treinados?

Os padrões foram treinados nas passagens de plantão das quatro equipes, em sessões de 30 minutos com demonstração prática nas próprias gavetas, incluindo a simulação de urgência com o kit selado. Enfermeiros e técnicos das quatro equipes assinaram a lista de presença, e o conteúdo entrou na integração de novos profissionais da ala, aplicado pela enfermeira do plantão.

S9 Shitsuke — Qual rotina de disciplina foi criada pra transformar o 5S em hábito?

A disciplina roda em três camadas: conferência do posto e do carro de emergência a cada passagem de plantão, dupla checagem quinzenal de validade com duas assinaturas e auditoria mensal completa de 25 itens com auditor de outra ala. Pendência vira ação com responsável e prazo no quadro da ala, revisada na reunião mensal da enfermagem com a farmácia.

S10 Shitsuke — Como o time foi engajado, e qual a evidência de adesão?

As quatro equipes participaram da definição das gavetas e propuseram 9 melhorias, 7 aplicadas, como o suporte de fitas e o rodízio de limpeza por seção. A adesão aparece nos registros: dupla checagem quinzenal com 100% de cumprimento desde março, conferência do carro de emergência registrada em todos os plantões de abril e nenhuma pendência de validade aberta desde 20/mar.

R1 Qual o resultado da auditoria 5S pós-implantação, comparado ao diagnóstico inicial?

A auditoria de saída (28/abr, mesma régua de 25 itens, auditora de outra ala) marcou 90% contra 36% da entrada: Seiri de 30% para 95%, Seiton de 30% para 90%, Seiso de 40% para 85%, Seiketsu de 40% para 90% e Shitsuke de 40% para 90%. Os maiores saltos foram do Seiri e do Seiton, justamente as piores notas do diagnóstico, puxados pela triagem com a farmácia e pelas gavetas com foto-padrão.

R2 A meta foi atingida — ou quanto dela? Quais os ganhos concretos?

A meta de no mínimo 85% até 30/abr foi atingida com folga: 90% em 28/abr. Ganhos concretos: zero item vencido no posto, contra 32 no diagnóstico, confirmado em três conferências seguidas; busca de material em situação de urgência de 4,5 para 1 minuto na simulação cronometrada; dupla checagem quinzenal de validade com 100% de cumprimento desde março; e 84 itens tratados com destino registrado e assinado.

R3 O antes × depois está comprovado com evidências? Houve efeito colateral?

Sim. O antes e depois está documentado com 28 fotos de entrada e 31 de saída, as duas simulações cronometradas de urgência, a planilha dos 84 cartões e os formulários de descarte e devolução assinados com a farmácia. Efeito colateral houve um: a quantidade máxima de dois itens de alto giro ficou apertada e gerou reposição extra no fim de semana; o parâmetro foi revisto com a farmácia em 10/abr.

R4 O que a apuração mostrou de lacunas — e qual o plano pra tratá-las?

A lacuna está no Seiso, menor nota da saída (85%): a limpeza semanal das gavetas inferiores falhava no plantão noturno, mais enxuto. Plano: o rodízio de limpeza foi redistribuído entre os quatro plantões até 15/mai, com item específico no checklist do noturno. O quadro da dupla checagem também ganhou lembrete de véspera, para a conferência não cair no esquecimento quando a quinzena vence em fim de semana.

C1 Os padrões da área estão consolidados e treinados? (POP / padrão visual)

Sim. O procedimento do posto foi publicado em 30/abr com as fotos-padrão de cada gaveta, a regra do kit de urgência e do carro de emergência lacrado e o calendário da dupla checagem quinzenal. As quatro equipes treinaram nas passagens de plantão com lista assinada, e o conteúdo entrou na integração de novos enfermeiros e técnicos da ala, com registro na ficha de admissão.

C2 Como o 5S será auditado daqui pra frente — e quem é o dono do 5S na área?

A auditoria segue em três camadas: conferência do posto e do carro de emergência a cada passagem de plantão, dupla checagem quinzenal de validade com duas assinaturas e auditoria mensal completa de 25 itens com auditor de outra ala, sempre com a régua da entrada. A dona do 5S na área é a enfermeira coordenadora da ala B, que publica a nota no quadro e responde pelas pendências com a farmácia.

C3 Qual o plano de reação se a auditoria cair abaixo da meta?

Dois gatilhos acionam o plano de reação: nota abaixo de 85% na auditoria mensal ou qualquer item vencido encontrado em conferência. No primeiro caso, análise de causa em até dois dias e mutirão de correção em até uma semana; no segundo, descarte imediato com registro e revisão da quinzena com a farmácia. Dois meses seguidos abaixo da meta sobem à gerência de enfermagem. De maio a julho o plano não foi acionado.

C4 Quais lições ficaram, e qual o plano de expansão pra outras áreas?

Lições registradas: farmácia dentro do programa desde a triagem evita retrabalho e dá segurança ao descarte; quantidade máxima por item só funciona revisada com dados de consumo; e foto-padrão na face interna da gaveta ensina mais que qualquer manual. A expansão segue o plano: ala C iniciou o diagnóstico de entrada em julho com a mesma régua, e o centro cirúrgico entra na sequência.