5S não é coisa de fábrica.

P1 Qual área foi escolhida como piloto — e por que ela?

A área piloto foi a sala do financeiro do escritório central, incluindo o arquivo físico e as pastas de rede do setor. Foi escolhida porque concentrava dor medida: 104 caixas de arquivo acumuladas, documentos de obras encerradas há mais de 8 anos e um servidor de rede caótico, tudo impactando diretamente o fechamento mensal e as auditorias externas da construtora.

P2 Quais problemas a desorganização causa hoje — para o time, a segurança e o resultado?

A desorganização custava tempo e risco: localizar um documento levava 9 minutos em média, o fechamento mensal atrasava cerca de 1 dia na caça a comprovantes e uma auditoria externa esperou 2 dias por um contrato que estava na sala. Na rede, versões duplicadas geravam retrabalho e risco de usar minuta errada. Caixas empilhadas no chão ainda bloqueavam parte da circulação da sala de arquivo.

P3 Qual é a situação atual da área, medida e registrada?

A situação foi medida antes de mexer em qualquer coisa: teste cronometrado com 30 solicitações reais (média de 9 min por documento), inventário das 104 caixas do arquivo e varredura das pastas de rede (18 GB, com pastas pessoais misturadas às oficiais e até 5 cópias do mesmo contrato). A auditoria de entrada com a régua de 25 itens deu 42%: Seiri 40, Seiton 35, Seiso 45, Seiketsu 50, Shitsuke 40.

P4 Quais são as regras do programa acordadas com o time?

Regras acordadas com o time: expurgo só com tabela de temporalidade documental validada pelo jurídico, cartão vermelho em toda caixa sem consulta há mais de 2 anos, decisão final de descarte da coordenadora com registro assinado. Na rede: árvore única oficial, nomenclatura padrão AAAA-MM_tipo_fornecedor e proibição de guardar documento do setor em pasta pessoal.

P5 Qual é a meta do programa? (pontuação alvo + prazo)

Meta: elevar a auditoria 5S de 42% para no mínimo 82% até 30/jun/2026. Ganhos estimados no planejamento: reduzir a localização de documento de 9 para menos de 2 minutos, recuperar 1 dia no fechamento mensal e liberar pelo menos um terço da sala de arquivo, hoje tomada por caixas sem critério de guarda.

P6 Quem participa da equipe e quem patrocina a implantação?

A líder é a coordenadora do financeiro, com dois analistas e uma assistente administrativa na equipe; o jurídico entrou como apoio para validar a tabela de temporalidade. O patrocinador é o gerente administrativo-financeiro do grupo, que destravou a contratação da empresa de fragmentação certificada e garantiu as horas do time nas semanas de mutirão.

P7 Qual é o cronograma da implantação, senso a senso? (5W2H)

Cronograma 5W2H de março a junho: Seiri de 02 a 20/mar (triagem das 104 caixas e expurgo da rede), Seiton de 23/mar a 10/abr (endereçamento físico e árvore única digital), Seiso de 13 a 24/abr (limpeza da sala e higiene das pastas), Seiketsu de 27/abr a 15/mai (padrões visuais e política de nomenclatura), Shitsuke de 18/mai a 30/jun (rotina de auditoria), cada frente com dono e entrega.

S1 Seiri — Como os itens da área foram classificados e o que recebeu cartão vermelho?

Cada caixa do arquivo passou por triagem com três perguntas: tem valor legal vigente, foi consultada nos últimos 2 anos, tem dono identificado. Das 104 caixas, 85 receberam cartão vermelho; na rede, a varredura marcou pastas pessoais, versões antigas e duplicatas. O critério foi sempre a tabela de temporalidade documental, validada pelo jurídico antes do primeiro descarte.

S2 Seiri — Qual foi o destino do que saiu, e quais as evidências?

Destinos registrados caixa a caixa: 61 expurgadas via fragmentação certificada com termo assinado, 24 recolhidas ao arquivo central do grupo com protocolo e 19 mantidas na sala, reorganizadas. Na rede, as duplicatas e versões antigas saíram após backup frio de segurança de 30 dias. Evidências: planilha de triagem, termos de descarte e fotos datadas do antes e depois da sala.

S3 Seiton — Qual a lógica usada pra definir um lugar pra cada coisa?

A lógica foi frequência de uso e ciclo de vida: documentos do exercício corrente ficam na sala, ao alcance da mesa; exercícios anteriores em guarda legal vão ao arquivo central; o resto não existe mais. Na rede, a árvore espelha o processo do setor (contas a pagar, contas a receber, fiscal, fechamento), com uma pasta por ano-mês e nomenclatura padrão em todos os arquivos.

S4 Seiton — Como ficou a organização, e qual a regra pra cada coisa voltar ao lugar?

Cada estante ganhou código e cada caixa uma etiqueta com conteúdo, período e data de expurgo futuro; o mapa de endereços ficou afixado na porta da sala. A regra do retorno é simples: quem retira caixa registra na ficha de saída e devolve ao endereço em até 48 h. Na rede, salvar fora da árvore oficial é desvio apontado na auditoria mensal, com dono da pasta responsável por corrigir.

S5 Seiso — Como foi a limpeza, e quais fontes de sujeira foram atacadas?

A sala passou por limpeza profunda: poeira acumulada atrás das estantes, caixas mofadas no piso identificadas e substituídas, e a infiltração no canto da janela, principal fonte de umidade que danificava papel, foi corrigida pela manutenção predial. No digital, a limpeza removeu downloads soltos, atalhos quebrados e arquivos temporários que poluíam a raiz do servidor.

S6 Seiso — Qual rotina de limpeza ficou definida? (o quê, quem, quando)

Ficou definida rotina em dois níveis: semanal, a assistente confere a sala (caixas fora de lugar, ficha de retirada, sinais de umidade) em 10 minutos com checklist; mensal, cada analista faz 20 minutos de higiene digital na sua área da árvore, apagando rascunhos e versões superadas. O checklist assinado fica na porta da sala e a data da última higiene digital vai para a planilha do setor.

S7 Seiketsu — Quais padrões visuais foram criados pra manter os três primeiros sensos?

Padrões criados: etiqueta única de caixa com campos obrigatórios, mapa de endereços na porta, faixa no piso delimitando a zona de circulação, foto do padrão de cada estante afixada na própria estante e um guia de 1 página com a política de nomenclatura e a árvore oficial da rede. Tudo com versão e data, para que qualquer desvio do padrão salte aos olhos.

S8 Seiketsu — Como os padrões foram comunicados e treinados?

O padrão foi apresentado em dois treinamentos de 40 minutos com toda a equipe do financeiro e lista de presença; quem chega ao setor recebe o guia de 1 página no primeiro dia. A política de nomenclatura foi comunicada também aos setores que gravam arquivos nas pastas compartilhadas do financeiro, com aviso fixado na intranet e apoio do gerente administrativo-financeiro.

S9 Shitsuke — Qual rotina de disciplina foi criada pra transformar o 5S em hábito?

A disciplina virou rotina de calendário: autoauditoria mensal com a mesma régua de 25 itens, feita em rodízio por um membro da equipe que não cuida da área auditada, incluindo amostra de 20 arquivos da rede para checar nomenclatura e endereço. O resultado entra no quadro do setor e na reunião mensal de fechamento, com uma ação de correção registrada para cada item abaixo de 3.

S10 Shitsuke — Como o time foi engajado, e qual a evidência de adesão?

O engajamento veio do ganho sentido no dia a dia: o próprio time cronometrou a queda do tempo de busca e apresentou o resultado na reunião do escritório. Evidências de adesão: 100% das fichas de retirada preenchidas em maio e junho, zero caixa fora de endereço nas duas últimas verificações semanais e as autoauditorias de maio (78%) e junho (87%) feitas sem cobrança da liderança.

R1 Qual o resultado da auditoria 5S pós-implantação, comparado ao diagnóstico inicial?

A auditoria pós-implantação, feita em 26/jun com a mesma régua de 25 itens e auditor convidado do RH, marcou 87%: Seiri 90, Seiton 90, Seiso 80, Seiketsu 90, Shitsuke 85. Contra os 42% da entrada (40/35/45/50/40), o salto foi de 45 pontos percentuais, com evolução em todos os sensos e quatro dos cinco acima ou na casa dos 85%.

R2 A meta foi atingida — ou quanto dela? Quais os ganhos concretos?

A meta de 82% até 30/jun foi batida com folga: 87% quatro dias antes do prazo. Ganhos concretos: localizar documento caiu de 9 para 1,5 minuto (teste com as mesmas 30 solicitações do diagnóstico), o fechamento de junho terminou 1 dia útil mais cedo, a sala de arquivo liberou 40% do espaço e o retrabalho com versão errada de contrato zerou no trimestre, cerca de R$ 14 mil/ano em horas recuperadas.

R3 O antes × depois está comprovado com evidências? Houve efeito colateral?

Sim: fotos datadas da sala em março e junho, planilha de triagem das 104 caixas com termos de expurgo, prints da árvore de rede antes e depois e os dois testes cronometrados de busca. Efeito colateral houve e foi tratado: nas primeiras semanas, setores vizinhos seguiram salvando fora da árvore oficial; o aviso na intranet e o bloqueio de gravação na raiz do servidor resolveram.

R4 O que a apuração mostrou de lacunas — e qual o plano pra tratá-las?

A apuração mostrou duas lacunas: Seiso digital irregular (duas pastas de análise acumulando rascunhos, nota 80 no senso) e a ficha de retirada ainda dependente de papel. Plano: reforço da rotina mensal de higiene digital com lembrete automático no calendário do setor a partir de julho e migração da ficha de retirada para planilha compartilhada com registro em 1 minuto, dono e prazo definidos.

C1 Os padrões da área estão consolidados e treinados? (POP / padrão visual)

Sim. O POP da sala de arquivo e a política de nomenclatura das pastas de rede estão publicados com versão e data; cada estante tem a foto do próprio padrão afixada e o guia de 1 página é entregue a todo novato no primeiro dia. Os dois treinamentos formais tiveram presença registrada de 100% da equipe, e o padrão foi revisado uma vez após a auditoria de julho.

C2 Como o 5S será auditado daqui pra frente — e quem é o dono do 5S na área?

Auditoria mensal com a mesma régua de 25 itens, agendada no calendário do setor, em rodízio: um membro da equipe audita a área que não é sua, e a cada trimestre um auditor de fora do financeiro repete a medição para calibrar. A dona do 5S da área é a coordenadora do financeiro, responsável pelo quadro de resultados e por levar o índice à reunião mensal de fechamento.

C3 Qual o plano de reação se a auditoria cair abaixo da meta?

Se a auditoria cair abaixo de 82%, o plano de reação dispara: mutirão de correção em até uma semana com toda a equipe, análise item a item do que caiu e registro da causa no verso da folha de auditoria. Dois meses seguidos abaixo da meta escalam para o patrocinador, o gerente administrativo-financeiro, com revisão das regras do programa. Até agosto, o gatilho não precisou ser acionado.

C4 Quais lições ficaram, e qual o plano de expansão pra outras áreas?

Lições: 5S digital exige a mesma régua e a mesma disciplina do físico, expurgo sem tabela de temporalidade validada é risco e não ganho, e medir antes de mexer foi o que sustentou o patrocínio. Expansão: RH e compras iniciam o diagnóstico de entrada em setembro/2026, com a coordenadora do financeiro apoiando como madrinha e a mesma régua de 25 itens como padrão do escritório central.