5S não é coisa de fábrica.

P1 Qual área foi escolhida como piloto — e por que ela?

A área piloto foi o conjunto estúdio + almoxarifado de materiais promocionais do marketing. Foi escolhida porque concentrava o desperdício mais visível do setor: kits de evento montados sob estresse, material institucional reimpresso por não ser encontrado e um estúdio que virou depósito, obrigando o time a alugar espaço externo para duas gravações em 2025.

P2 Quais problemas a desorganização causa hoje — para o time, a segurança e o resultado?

A desorganização custava prazo, dinheiro e imagem: montagem de kit levava 3 h por evento (eram 2 a 3 eventos por mês), cerca de R$ 9 mil/ano iam para reimpressão de material que existia, lonas com a marca antiga chegaram a ser penduradas num evento em 2025 e o estúdio entulhado inviabilizava gravações. Caixas empilhadas junto ao quadro de energia ainda criavam risco de segurança.

P3 Qual é a situação atual da área, medida e registrada?

A situação foi medida antes das mudanças: cronometragem de 3 montagens de kit (média de 3 h cada), levantamento das reimpressões de 12 meses (R$ 9,1 mil) e inventário do almoxarifado, que revelou 40% dos itens sem uso previsto, boa parte da marca antiga. A auditoria de entrada com a régua de 25 itens marcou 39%: Seiri 35, Seiton 30, Seiso 40, Seiketsu 45, Shitsuke 45.

P4 Quais são as regras do programa acordadas com o time?

Regras acordadas: cartão vermelho em todo item sem uso previsto nos próximos 12 meses; material da marca antiga sai do estoque sem exceção, com destino registrado; brinde em condição de uso vai para doação aprovada pela gerente; lona vencida ou danificada é descartada com registro fotográfico. No estúdio, só permanece o que é de gravação, com lugar marcado e conferência após cada uso.

P5 Qual é a meta do programa? (pontuação alvo + prazo)

Meta: elevar a auditoria 5S de 39% para no mínimo 80% até 15/jul/2026. Ganhos estimados: reduzir a montagem de kit de 3 h para cerca de 1 h com lista padrão e endereçamento, zerar a reimpressão por material perdido (R$ 9 mil/ano) e devolver o estúdio à função, eliminando a necessidade de alugar espaço externo para gravações internas.

P6 Quem participa da equipe e quem patrocina a implantação?

A líder é a analista de marketing sênior, dona do calendário de eventos; a equipe tem a designer, o assistente de marketing e um estagiário. A patrocinadora é a gerente de marketing do grupo, que aprovou a doação dos brindes obsoletos, o descarte das lonas e a compra das estantes e caixas padronizadas, além de garantir dois dias de mutirão sem demandas de campanha.

P7 Qual é o cronograma da implantação, senso a senso? (5W2H)

Cronograma 5W2H de abril a julho: Seiri de 06 a 24/abr (triagem, doação e descarte dos itens marcados), Seiton de 27/abr a 15/mai (endereçamento por família e kits pré-montados), Seiso de 18 a 29/mai (limpeza do estúdio e do almoxarifado), Seiketsu de 01 a 19/jun (padrão visual e lista única de kit), Shitsuke de 22/jun a 15/jul (rotina de conferência e primeira autoauditoria), cada etapa com dono e entrega.

S1 Seiri — Como os itens da área foram classificados e o que recebeu cartão vermelho?

Todo item do estúdio e do almoxarifado passou pela pergunta: tem uso previsto nos próximos 12 meses e está na identidade visual vigente? O que falhou recebeu cartão vermelho: 93 itens ao todo, entre lotes de brindes do rebranding antigo, lonas e banners vencidos, estruturas quebradas e equipamentos que não eram do marketing. A triagem foi feita em mutirão de dois dias com o time completo.

S2 Seiri — Qual foi o destino do que saiu, e quais as evidências?

Destinos registrados item a item na planilha de cartões: 38 lotes de brindes obsoletos doados a uma instituição local com termo de doação assinado pela gerente, 27 lonas e banners vencidos descartados com foto, 17 itens de gravação (tripés, cabos, iluminação) realocados ao estúdio e 11 itens mantidos após revisão. Evidências: planilha, termos, fotos datadas e o corredor do almoxarifado livre.

S3 Seiton — Qual a lógica usada pra definir um lugar pra cada coisa?

A lógica foi frequência e função: o que sai para evento fica na entrada do almoxarifado, em kits pré-montados por tipo (feira, palestra, ponto de venda); impressos institucionais em estante própria por título e ano; brindes vigentes em caixas etiquetadas com saldo visível; estruturas pesadas embaixo. No estúdio, cada equipamento ganhou lugar marcado na parede ou no armário, com contorno e etiqueta.

S4 Seiton — Como ficou a organização, e qual a regra pra cada coisa voltar ao lugar?

Ficou tudo com endereço e etiqueta: estantes codificadas, caixas com conteúdo e saldo na face frontal, kits com lista de conteúdo colada na tampa e mapa do almoxarifado na porta. A regra do retorno: quem usa kit confere contra a lista na volta do evento, repõe o consumido em até 3 dias úteis e assina a ficha de conferência; equipamento de estúdio volta ao contorno marcado no mesmo dia da gravação.

S5 Seiso — Como foi a limpeza, e quais fontes de sujeira foram atacadas?

A limpeza profunda tomou um sábado de mutirão: poeira acumulada nas estantes abertas, restos de fitas e embalagens no estúdio e o carpete manchado da área de gravação, substituído por piso vinílico de fácil limpeza. A principal fonte de sujeira atacada foi o hábito de abrir caixas de material recém-chegado no meio do estúdio: a abertura agora acontece na bancada da entrada do almoxarifado.

S6 Seiso — Qual rotina de limpeza ficou definida? (o quê, quem, quando)

Rotina definida: 10 minutos de arrumação do estúdio após cada gravação, pelo próprio usuário, com checklist na porta; conferência e limpeza do almoxarifado toda sexta pelo assistente (estantes, saldo das caixas de brinde, kits completos); e uma verificação mensal mais profunda antes da autoauditoria. O checklist assinado fica pendurado na porta de cada ambiente, com data e responsável.

S7 Seiketsu — Quais padrões visuais foram criados pra manter os três primeiros sensos?

Padrões visuais criados: mapa de endereços na porta do almoxarifado, etiqueta única com foto do conteúdo nas caixas de brinde, lista de conteúdo padrão colada na tampa de cada kit de evento, contorno e etiqueta para cada equipamento do estúdio e um quadro com a foto do padrão de cada estante. Material da marca antiga tem regra visual explícita: se aparecer, cartão vermelho imediato.

S8 Seiketsu — Como os padrões foram comunicados e treinados?

Os padrões foram treinados em uma sessão de 45 minutos com todo o time do marketing, com lista de presença, e num guia rápido de 1 página fixado nos dois ambientes. Os setores que pedem material para eventos, como a área comercial, receberam comunicado sobre a nova regra de retirada com ficha. A gerente reforçou o padrão na reunião mensal do setor, apresentando o antes e depois em fotos.

S9 Shitsuke — Qual rotina de disciplina foi criada pra transformar o 5S em hábito?

A disciplina ganhou dois ritos: conferência de kit contra a lista a cada retorno de evento, com ficha assinada, e autoauditoria mensal com a régua de 25 itens, feita em rodízio por quem não cuida do ambiente auditado. O resultado vai para o quadro do setor e para a reunião mensal, e cada item abaixo de 3 gera ação com dono e prazo. Kit incompleto sem reposição em 3 dias vira pendência formal.

S10 Shitsuke — Como o time foi engajado, e qual a evidência de adesão?

O time comprou a ideia quando viu o estúdio funcionando de novo: a primeira gravação interna pós-5S dispensou o aluguel de espaço externo, economia imediata e visível. Evidências de adesão: 9 de 9 fichas de conferência de kit preenchidas entre maio e julho, reposição dentro do prazo em todas, e as autoauditorias de junho (79%) e julho (86%) feitas pelo próprio time sem cobrança da liderança.

R1 Qual o resultado da auditoria 5S pós-implantação, comparado ao diagnóstico inicial?

A auditoria pós-implantação, em 10/jul, com a mesma régua de 25 itens e auditor convidado do financeiro, marcou 86%: Seiri 90, Seiton 90, Seiso 80, Seiketsu 85, Shitsuke 85. Contra os 39% da entrada (35/30/40/45/45), a evolução foi de 47 pontos percentuais, com todos os sensos acima de 80% e os dois primeiros, que eram os piores, chegando a 90%.

R2 A meta foi atingida — ou quanto dela? Quais os ganhos concretos?

A meta de 80% até 15/jul foi superada: 86% em 10/jul. Ganhos concretos: montagem de kit de evento caiu de 3 h para 1h10 (média cronometrada de três eventos entre maio e julho), zero reimpressão por material não encontrado desde maio, contra R$ 9,1 mil nos 12 meses anteriores, e o estúdio voltou a operar, dispensando o aluguel de espaço externo que custou R$ 3,4 mil em 2025.

R3 O antes × depois está comprovado com evidências? Houve efeito colateral?

Sim: fotos datadas dos dois ambientes em abril e julho, planilha dos 93 cartões com destino e termo de cada doação e descarte, cronometragens de kit antes e depois e o histórico de reimpressões do sistema de compras. Efeito colateral: nas primeiras semanas, a área comercial estranhou a ficha de retirada e houve atrito; a comunicação da gerente e a rapidez do novo fluxo dissolveram a resistência.

R4 O que a apuração mostrou de lacunas — e qual o plano pra tratá-las?

A apuração apontou duas lacunas: a arrumação pós-gravação do estúdio falhou em 2 das 6 gravações de junho (Seiso em 80%) e o saldo das caixas de brinde nem sempre era atualizado na etiqueta. Plano: checklist de saída do estúdio revisado com o item de arrumação em destaque e responsabilidade nominal de quem gravou, e atualização de saldo incorporada à conferência de sexta do assistente.

C1 Os padrões da área estão consolidados e treinados? (POP / padrão visual)

Sim. O POP do estúdio e do almoxarifado está publicado com versão e data, o guia de 1 página está fixado nos dois ambientes e a lista única de kit faz parte do checklist oficial de eventos do setor. O treinamento formal cobriu 100% do time com presença registrada, o estagiário que entrou em julho foi treinado no primeiro dia e o padrão já passou por uma revisão após a auditoria de saída.

C2 Como o 5S será auditado daqui pra frente — e quem é o dono do 5S na área?

Auditoria mensal com a mesma régua de 25 itens, no calendário do setor, em rodízio: quem cuida do estúdio audita o almoxarifado e vice-versa; a cada trimestre um auditor de outra área repete a medição para calibrar a nota. A dona do 5S é a analista de marketing sênior, responsável pelo quadro de resultados, pela ficha de conferência de kits e por reportar o índice na reunião mensal.

C3 Qual o plano de reação se a auditoria cair abaixo da meta?

Nota abaixo de 80% dispara o plano de reação: mutirão de correção em até uma semana, análise item a item e registro da causa na folha de auditoria. Kit devolvido incompleto duas vezes pela mesma pessoa gera conversa formal com a gerente. Dois meses seguidos abaixo da meta escalam o tema à gerente de marketing com revisão das regras. Até agosto o gatilho não foi acionado: 86% na saída e 87% em agosto.

C4 Quais lições ficaram, e qual o plano de expansão pra outras áreas?

Lições: material promocional some quando não tem endereço nem dono, kit pré-montado vale mais que estoque grande, e envolver quem usa (a área comercial) desde o começo evita atrito. Expansão: o almoxarifado da área comercial inicia o diagnóstico de entrada em setembro/2026 com apoio do marketing como padrinho, e a régua de 25 itens passa a valer também para os materiais de ponto de venda.