5S não é coisa de fábrica.

P1 Qual área foi escolhida como piloto — e por que ela?

O piloto foi o almoxarifado de insumos da PharmaNova, cerca de 90 m² e 480 posições de estoque. A área foi escolhida porque concentrava os problemas mais caros da fábrica: 6 desvios de rastreabilidade por trimestre, inventário de 6 horas e insumos vencidos dividindo prateleira com material aprovado, um risco direto em qualquer inspeção de boas práticas.

P2 Quais problemas a desorganização causa hoje — para o time, a segurança e o resultado?

A desorganização gerava insumo retirado fora da ordem de validade, lote sem endereço que parava a produção até ser achado e vencidos convivendo com material bom. Para o time, horas perdidas em busca e inventário; para a qualidade, risco de usar insumo errado; para o resultado, 6 desvios de rastreabilidade por trimestre e ameaça real de não conformidade em auditoria externa.

P3 Qual é a situação atual da área, medida e registrada?

A auditoria de entrada, com a régua padrão de 25 itens, marcou 37%: Seiri 30%, Seiton 30%, Seiso 40%, Seiketsu 45% e Shitsuke 40%. Tudo registrado com fotos datadas de cada rua de prateleira. Os números de apoio: inventário completo levava 6 horas, a conferência por amostra achou posições sem endereço em quase metade das ruas e o trimestre anterior fechou com 6 desvios de rastreabilidade.

P4 Quais são as regras do programa acordadas com o time?

Quatro regras acordadas em reunião com todo o time: insumo vencido ou sem giro há 90 dias recebe cartão vermelho; descarte só com registro e dupla checagem da farmacêutica com a garantia da qualidade; toda posição tem etiqueta padrão com código, lote e validade; nada entra no estoque sem endereço definido. As regras foram assinadas no quadro da área antes do primeiro mutirão.

P5 Qual é a meta do programa? (pontuação alvo + prazo)

Elevar a pontuação da auditoria de 37% para no mínimo 90% até 30/jun/2026. Ganhos estimados atrelados à meta: zerar os desvios de rastreabilidade, garantir FEFO em 100% das retiradas verificadas na amostragem semanal e reduzir o inventário completo de 6 horas para menos de 3 horas.

P6 Quem participa da equipe e quem patrocina a implantação?

A líder é a farmacêutica responsável pelo almoxarifado. A equipe tem dois auxiliares de almoxarifado, que operam a área todos os dias, e uma analista da garantia da qualidade, que valida descartes e padrões. O patrocinador é o gerente industrial, que aprovou o orçamento de etiquetas e prateleiras e destrava os descartes de maior valor.

P7 Qual é o cronograma da implantação, senso a senso? (5W2H)

Cronograma 5W2H, um senso por vez: Seiri de 09 a 20/mar, mutirão de triagem com cartões vermelhos; Seiton de 23/mar a 10/abr, endereçamento e FEFO físico nas prateleiras; Seiso de 13 a 24/abr, limpeza geral e correção das fontes de sujeira; Seiketsu de 27/abr a 15/mai, padrão visual publicado e treinado; Shitsuke de 18/mai a 30/jun, rotina de auditoria e auditoria de saída. Cada frente com dono e entrega no quadro.

S1 Seiri — Como os itens da área foram classificados e o que recebeu cartão vermelho?

A triagem foi posição a posição, com a farmacêutica decidindo caso a caso ao lado dos auxiliares. Critério: uso nos últimos 90 dias e validade. Receberam cartão vermelho 68 itens: 29 insumos vencidos segregados na hora em área de reprovados, 21 volumes de embalagens obsoletas de linhas descontinuadas, 12 itens sem giro que pertenciam a outros setores e 6 lotes parados aguardando posição do fornecedor.

S2 Seiri — Qual foi o destino do que saiu, e quais as evidências?

Os 29 vencidos saíram por descarte controlado com empresa licenciada, com registro de baixa por lote assinado pela farmacêutica e pela qualidade. As 21 embalagens obsoletas foram para reciclagem, os 12 itens sem giro foram realocados aos setores donos com protocolo de entrega e os 6 lotes parados voltaram ao fornecedor com nota de devolução. Evidências: planilha de baixa, fotos datadas e canhotos arquivados.

S3 Seiton — Qual a lógica usada pra definir um lugar pra cada coisa?

Duas lógicas combinadas: giro e validade. Os insumos de maior giro ficaram na altura da mão, perto da janela de atendimento; o endereçamento é alfanumérico por rua, prateleira e posição. O FEFO virou física: caixas com saída pela frente e reposição por trás, o lote mais antigo sempre à frente. Áreas de aprovado, quarentena e reprovado foram separadas fisicamente e demarcadas no piso.

S4 Seiton — Como ficou a organização, e qual a regra pra cada coisa voltar ao lugar?

Cada posição ganhou etiqueta com código, lote e validade, e o mapa de endereços foi espelhado no sistema e impresso na entrada. A regra do retorno é simples: retirou, baixa na hora e só se guarda no endereço da etiqueta; reposição da doca entra apenas conferida. No fim de cada turno o auxiliar confere 10 posições sorteadas, o que fecha o ciclo do dia.

S5 Seiso — Como foi a limpeza, e quais fontes de sujeira foram atacadas?

A limpeza profunda tomou dois dias: prateleiras lavadas, piso desencardido e poeira removida das ruas menos usadas. Duas fontes de sujeira foram atacadas na causa: paletes danificados que soltavam farpa e serragem foram trocados por paletes plásticos, e uma infiltração no canto da rua D, que umedecia embalagens, foi corrigida pela manutenção predial.

S6 Seiso — Qual rotina de limpeza ficou definida? (o quê, quem, quando)

Ficou definido: 10 minutos de limpeza no fim de cada turno pelos auxiliares, com checklist assinado na porta; conferência semanal da farmacêutica às sextas, com foto do estado da área; limpeza profunda mensal no primeiro sábado, com apoio da equipe de limpeza da fábrica. O quê, quem e quando estão impressos no próprio checklist.

S7 Seiketsu — Quais padrões visuais foram criados pra manter os três primeiros sensos?

Padrões visuais criados: faixas de piso verde, amarela e vermelha separando aprovado, quarentena e reprovado; etiqueta única de posição com código, lote e validade; foto do padrão de cada rua afixada na cabeceira da prateleira; e etiqueta laranja de alerta para insumo com validade a 60 dias ou menos, que antecipa o descarte controlado e protege o FEFO.

S8 Seiketsu — Como os padrões foram comunicados e treinados?

Treinamento de 2 horas em duas turmas, cobrindo turno da manhã e da tarde, com lista de presença arquivada pela qualidade. O POP do almoxarifado foi revisado para refletir os padrões e assinado por todos. A integração de novos colaboradores passou a incluir uma hora na área com o auxiliar mais experiente, seguindo o roteiro do padrão visual.

S9 Shitsuke — Qual rotina de disciplina foi criada pra transformar o 5S em hábito?

A disciplina ficou ancorada em duas rotinas: autoauditoria semanal de 10 itens, feita em rodízio pelos auxiliares às quartas, e auditoria mensal completa com a régua de 25 itens, conduzida pela farmacêutica com a qualidade. Os resultados entram no quadro da área no mesmo dia, com plano imediato para qualquer item zerado.

S10 Shitsuke — Como o time foi engajado, e qual a evidência de adesão?

O time participou da definição das regras e do desenho dos endereços, o que reduziu resistência. Duas sugestões dos auxiliares viraram padrão: a etiqueta laranja de validade e a conferência de 10 posições por turno. Evidência de adesão: 100% dos checklists de maio e junho assinados, autoauditorias sem atraso em 7 das 9 semanas e nenhum vencido encontrado em prateleira desde abril.

R1 Qual o resultado da auditoria 5S pós-implantação, comparado ao diagnóstico inicial?

A auditoria de saída, em 26/jun, com a mesma régua de 25 itens e a mesma dupla de auditoras da entrada, marcou 92% contra 37% do diagnóstico: Seiri de 30% para 95%, Seiton de 30% para 95%, Seiso de 40% para 90%, Seiketsu de 45% para 95% e Shitsuke de 40% para 85%. Ganho de 55 pontos percentuais em quatro meses.

R2 A meta foi atingida — ou quanto dela? Quais os ganhos concretos?

A meta de 90% até 30/jun foi batida com folga: 92%. Ganhos concretos: os desvios de rastreabilidade caíram de 6 por trimestre para zero no segundo trimestre de 2026; a verificação semanal de FEFO fechou 100% conforme em 8 semanas seguidas; e o inventário completo caiu de 6 horas para 2h30, liberando quase uma tarde da equipe a cada contagem.

R3 O antes × depois está comprovado com evidências? Houve efeito colateral?

Sim. O antes e depois está comprovado com fotos datadas de cada rua, planilha de baixa dos 68 cartões, registros das auditorias e as cronometragens de inventário. Efeito colateral houve um, e passageiro: nas duas primeiras semanas a guarda de material ficou mais lenta, porque o hábito do endereço ainda não existia. Na terceira semana o tempo voltou ao normal e depois melhorou.

R4 O que a apuração mostrou de lacunas — e qual o plano pra tratá-las?

A apuração mostrou duas lacunas. Shitsuke ficou em 85%, a menor nota da saída: duas autoauditorias atrasaram em semanas de pico de produção. E a rua de quarentena ainda acumula volume em recebimentos grandes. Plano: autoauditoria com horário fixo na agenda da reunião de turno, com backup nomeado, e revisão do fluxo de quarentena com a qualidade até ago/2026.

C1 Os padrões da área estão consolidados e treinados? (POP / padrão visual)

Sim. O POP do almoxarifado está revisado e publicado com os padrões visuais incorporados, a foto do padrão de cada rua está afixada e 100% do time foi treinado com registro. A integração de novos colaboradores já usa o mesmo roteiro, garantindo que o padrão não dependa de quem está na área.

C2 Como o 5S será auditado daqui pra frente — e quem é o dono do 5S na área?

Auditoria mensal com a régua de 25 itens, sempre na primeira semana do mês, com resultado no quadro. A cada trimestre uma auditora da garantia da qualidade assume a régua, para evitar vício de olhar. A dona do 5S da área é a farmacêutica responsável, com os auxiliares revezando a autoauditoria semanal.

C3 Qual o plano de reação se a auditoria cair abaixo da meta?

Nota abaixo de 90% aciona análise das causas no mesmo dia e mutirão de correção em até uma semana, puxado pela farmacêutica. Item crítico tem regra própria: qualquer vencido encontrado em prateleira interrompe a movimentação da rua até a segregação e gera investigação com a qualidade, independente da nota geral.

C4 Quais lições ficaram, e qual o plano de expansão pra outras áreas?

Três lições: regras combinadas antes do mutirão evitam disputa na hora do descarte; a dupla checagem dá segurança para descartar sem medo; e FEFO físico vale mais que instrução escrita. Expansão: a próxima área é a sala de pesagem, vizinha do almoxarifado, com diagnóstico de entrada marcado para ago/2026 usando a mesma régua e o mesmo time como padrinho.